Webkonferenz: Softwarelösungen zum Verarbeitungsverzeichnis

Zeitplan – 13.05.2026

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Kontakt: Nadine Tordy, Media Sales Datenschutz
nadine.tordy@datakontext.com

09:30 – 10:00 Uhr: Verarbeitungsverzeichnis Keynote

Der Referent zeigt auf, wie Unternehmen ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) nicht nur als Pflicht nach Art. 30 DSGVO verstehen, sondern als wirksames Steuerungsinstrument nutzen sollten. Anhand typischer Praxisprobleme wird aufgezeigt, wie ein VVT zur Grundlage für Risikoanalysen, TOMs und Audits wird. Erfahren Sie, wie Sie mit pragmatischen Ansätzen und klaren Verantwortlichkeiten echten Mehrwert schaffen.

• Rechtlicher Rahmen
• Warum benötigt man ein VVT?
• Realität vs. Anspruch
• VVT als Steuerungsinstrument
• Erfolgsfaktoren aus der Praxis

Referent:

Dirk Seeburg, Geschäftsführer

10:00 – 10:30 Uhr: Eigenständig zum VVT: Wie KI Fachbereiche unterstützt

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gilt als zentrales Instrument der Datenschutz-Compliance, ist in der Praxis jedoch oft aufwendig zu pflegen und schwer aktuell zu halten. Dieser Vortrag zeigt Ihnen, wie ein KI-Assistent diesen Prozess deutlich vereinfacht und beschleunigt.

Erleben Sie am Beispiel der Datenschutz-Software caralegal, wie Verarbeitungstätigkeiten schneller erfasst, strukturiert dokumentiert und kontinuierlich aktualisiert werden können. Außerdem wird gezeigt, wie Fachbereiche aktiv in die Erstellung eingebunden werden und so für mehr Aktualität und Vollständigkeit sorgen.

Anhand praxisnaher Beispiele wird deutlich, wie sich das Verzeichnis von einer reinen Dokumentationspflicht zu einem intelligent unterstützten Steuerungsinstrument entwickelt, das Transparenz schafft und Ihr Datenschutzmanagement nachhaltig stärkt.

• Typische Herausforderungen bei Erstellung und Pflege eines VVT
• Einsatz eines KI-Assistenten zur Unterstützung bei der Dokumentation
• Automatisierte Strukturierung und Vervollständigung von Verarbeitungstätigkeiten
• Fachbereiche sinnvoll einbinden
• Best Practices für ein modernes und effizientes VVT

In diesem Vortrag erfahren die Teilnehmer, wie KI-Assistenten Fachbereiche in die Lage versetzen, Verarbeitungstätigkeiten selbst zu dokumentieren und Datenschutzteams nachhaltig zu entlasten.

Referent:

Marco Müllner ist Experte für Datenschutzmanagement und Enterprise-Lösungen. Er unterstützt Organisationen dabei, Datenschutzprozesse rechtskonform, effizient und zukunftsfähig zu gestalten – mit Fokus auf das Zusammenspiel von Mensch und KI.

10:30 – 11:00 Uhr: Funktionen und Benutzeroberfläche der neuen Datenschutzmanagerversion

Mit dem webbasierten Management-System DataAgenda Datenschutz Manager können Sie alle Maßnahmen zum Datenschutz erfassen, verwalten und dokumentieren (VVT, DSFA etc.) und so Ihre Rechenschaftspflicht gemäß DS-GVO erfüllen.

Vorgestellt wird die neuste Version des Datenschutzmanager mit dem Fokus auf die neue moderne Benutzeroberfläche, den besonderen Funktionen, darunter das Audit Modul, Tools zum Bearbeiten von Betroffenenanfragen und Datenpannen, sowie einen Einblick in die neuen KI-Tools inklusive dem neuen Onboarding Assistenten.

Ziel der Tools ist es den Benutzer bei der Bearbeitung der Vorgänge zu Unterstützen. Somit erleichtert der Onboarding Assistent das erstellen der Verarbeitungstätigkeiten indem das Unternehmen beschrieben wird und eine Liste von passenden VVTs vorgeschlagen wird. Bei der Bearbeitung von Betroffenenanfragen werden Sie schrittweise durch den kompletten Ablauf begleitet.

Die vorhandenen Hilfsmittel innerhalb des Systems wurden überarbeitet und stehen jetzt in Form einer ausklappbaren Hilfeleiste jederzeit während der Bearbeitung zur Verfügung.

• Überblick über den DataAgenda Datenschutz Manager
• Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche
• Besondere Funktionen, u.a. Audit, Betroffenenrechte
• Demonstration neuer KI-Funktionen

Der Referent lädt Sie herzlich ein, die neue Version des Datenschutz Managers kennenzulernen. Im Mittelpunkt stehen die neue Benutzeroberfläche sowie ein Einblick in die besonderen Funktionen des webbasierten Management-Systems darunter die Module Audit sowie die Bearbeitung von Betroffenenanfragen und neue KI-Funktionen.

11:00 – 11:30 Uhr: Verarbeitungsverzeichnis: rechtssicher, effizient, prüffest

Das Verarbeitungsverzeichnis ist die Pflichtaufgabe, die viele DSBs kennen – aber nur wenige wirklich sauber gelöst haben. Die Präsentation zeigt anhand konkreter Praxisbeispiele, worauf es beim Aufbau eines rechtssicheren VVT wirklich ankommt: vollständige Erfassung aller Verarbeitungstätigkeiten, korrekte Zuordnung von Zwecken, Rechtsgrundlagen und Betroffenengruppen, strukturierte Einbindung von Auftragsverarbeitern sowie Verknüpfung mit TOMs und Löschfristen. In einer Live-Demo wird gezeigt, wie diese Anforderungen in der Praxis effizient umgesetzt werden – von der ersten Erfassung bis zum auditfähigen Export. Dabei wird deutlich, wie ein gut strukturiertes VVT nicht nur Compliance-Pflicht erfüllt, sondern aktiv als Steuerungsinstrument für den DSB eingesetzt werden kann.

• Art. 30 DS-GVO – was muss wirklich rein
• Häufige Fehler in der Praxis
• Live-Demo
• Auftragsverarbeiter, TOMs und Löschfristen
• Auditfähiger Export und Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden

Datenschutzbeauftragte erleben live, wie ein VVT aufgebaut wird, das nicht nur DSGVO-konform ist – sondern auch Audits, Behördenanfragen und Zertifizierungen standhält.

Referent:

Magnus Johannsen ist seit 10 Jahren DSB, Auditor & AI Officer in Konzernen und Mittelstand. Europrivacy™ Implementer & Auditor. Er hat Erfahrung in B2B sowie B2C. Ab Juli 2026 ist er zudem German Market Manager bei Dastra.

11:30 – 12:00 Uhr: VVT – Typische Lücken erkennen und rechtssicher schließen

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist das erste Dokument, das Datenschutzbehörden bei einer Prüfung anfordern – und gleichzeitig eine der häufigsten Schwachstellen in Unternehmen. Die Präsentation zeigt, warum ein einmal erstelltes VVT selten den gesetzlichen Anforderungen standhält und welche konkreten Lücken in der Praxis immer wieder auftreten. Anhand eines strukturierten Selbstchecks können Teilnehmer die eigene Situation direkt einschätzen. Im zweiten Teil werden die Pflichtangaben nach Art. 30 DSGVO kompakt und praxisnah erklärt – mit direktem Bezug zu typischen Fehlern wie fehlenden Rechtsgrundlagen, veralteten Auftragsverarbeitern oder zu generisch beschriebenen Prozessen. Abschließend erhalten Teilnehmer einen klaren 3-Schritte-Plan, um ihr VVT rechtssicher aufzusetzen oder zu überarbeiten.

• VVT-Selbstcheck: Wo steht euer Unternehmen?
• Warum das VVT das erste Dokument bei Behördenprüfungen ist
• Pflichtangaben nach Art. 30 DSGVO und typische Lücken
• Die 5 häufigsten Fehler in der Praxis
• 3-Schritte-Plan: VVT rechtssicher aufsetzen und pflegen

Anhand konkreter Praxisfehler lernen Teilnehmer, wie ein rechtssicheres Verarbeitungsverzeichnis aufgebaut, gepflegt und bei Behördenanfragen standhalten kann.

Referentin:

Regina Frey ist Rechtsanwältin & Datenschutzexpertin. Als Head of Privacy Operations bei heyData macht Gina Frey aus komplexem Regulierungsrecht klare Strategien für KMUs.

Foto: ©AdobeStock/khunkornStudio