Frage des GDD Erfa-Kreises Würzburg:
Wenn man als Unternehmen Bewerbungsunterlagen über eine Leih-/Zeitarbeitsfirma erhält, sind diese Unterlagen dann als Geschäftsbriefe zu bewerten und müssen 5 bzw. 10 Jahre lang aufbewahrt werden?
Gibt es eine Differenzierung, ob man den Kandidaten eingestellt hat oder nicht?
Antwort des BayLDA:
Wir sehen Bewerbungsunterlagen nicht als Geschäftsbriefe an, sodass die entsprechenden Aufbewahrungsvorschriften der Abgabenordung nicht einschlägig sind.
Bei abgelehnten Bewerbern kann der Arbeitgeber die Bewerbungsunterlagen daher – im Hinblick auf etwaige Ansprüche wegen Diskriminierung nach dem AGG – bis zu sechs Monate vorhalten, um in der Lage zu sein, die Berechtigung solcher Ansprüche zu überprüfen; anschließend sind die Unterlagen zu löschen bzw. zu vernichten.
Wenn ein Bewerber eingestellt wird, werden seine Bewerbungsunterlagen Bestandteil der Personalakte und sind mindestens während seiner Betriebszugehörigkeit dort vorzuhalten.
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