Aus der Reihe: "Die Aufsichtsbehörde antwortet..."
Können alte Verfahrensverzeichnisse beibehalten werden oder müssen diese komplett neu erstellt werden? (unverhältnismäßig hoher Bearbeitungsaufwand) Wie wird "Verfahren" zukünftig definiert werden?
Antwort BayLDA:
Wenn die bisherigen Verzeichnisse eines Verantwortlichen schon alle Inhalte nach Art. 30 Abs. 1 DS-GVO abbilden, können diese Verzeichnisse weiterverwendet werden, andernfalls sind diese Verzeichnisse entsprechend zu ergänzen oder neu anzulegen.
Als Beispiele für „Verfahren“ sehen wir für den Bereich Personal z. B. folgende Einzel-Verfahren (da unterschiedliche Zwecke und Dateninhalte etc.):
-
Personalaktenführung/Stammdaten
-
Lohn- und Gehaltsabrechnung
-
Lohnfortzahlung bei Krankheit
-
Lohn-/Gehaltspfändungen
-
Arbeitszeiterfassung
-
Urlaubsdaten
-
Personalplanung/Skill-Datenbank
-
Stammdaten zu ehemaligen Beschäftigten
-
Betriebsbeteiligungen
-
betriebliche Altersversorgung bzw.
Betriebsrenten
-
Nutzungsprotokollierungen IT/Internet/E-Mail
-
Telefondatenerfassung
-
Firmenparkplatzverwaltung
-
Videoüberwachung an Arbeitsplätzen
-
Dienstplanungen
(Foto: © Klaus Eppele/Fotolia.com)