Aus der Reihe: "Die Aufsichtsbehörde antwortet..."
Fragen des GDD Erfa-Kreises Bayreuth:
Ist es datenschutzrechtlich zulässig, grundsätzlich einen Teil der Bewerbungsunterlagen, z. B. das Anschreiben des Bewerbers und einen Vermerk des Unternehmens zur getroffenen Auswahl (Absage), auch ohne ausdrückliche Einwilligung länger als zur Verteidigung gegen AGG-rechtliche Ansprüche nötig aufzubewahren?
Hat ein Unternehmen immer ein übergeordnetes Interesse daran, Doppel- oder Mehrfachbewerbungen derselben Person auch nach Ablauf eines halben Jahres zu erkennen, so dass eine längerfristige Aufbewahrung der Daten, die zur Identifikation von Doppel- und Mehrfachbewerbungen benötigt werden (z. B. Name und Adresse des Bewerbers, Datum der Bewerbung und Position, die Tatsache der Absage und das Datum der Absage), gerechtfertigt ist?
Wenn die längere Aufbewahrung zulässig ist, wie lange darf das Unternehmen die personenbezogenen Informationen aufbewahren und wann hat es Bewerbungsunterlagen vollständig zu löschen?
Antwort BayLDA:
Daten abgelehnter Bewerber dürfen im Hinblick auf mögliche Ansprüche wegen Diskriminierung sechs Monate ab Abschluss des Bewerbungsverfahrens vorgehalten werden. Wir halten es für zulässig, wenn ein Unternehmen diejenigen Daten abgelehnter Bewerber auch über diese Halbjahresfrist hinaus vorhält, die für die Identifizierung des jeweiligen Mitarbeiters erforderlich sind, um Bewerber, die sich mehr als einmal
bewerben, aussortieren zu können.
Die in der Frage genannten Daten ( Name, Adresse, Datum der Bewerbung, Position, Tatsache der Absage, Datum der Absage) sind vertretbar. Bewerbungsschreiben können nur dann aufbewahrt werden, wenn sie sehr knapp gehalten sind und darüber hinausgehenden Daten des Bewerbers enthalten.
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