Urteil : Kein Anspruch auf Kopie eines Compliance-Abschlussberichts : aus der RDV 5/2026, Seite 272 bis 274
(BAG, Urteil vom 16. April 2026 – 8 AZR 169/25 –)
Relevanz für die Praxis
Das BAG stellt erneut klar, das datenschutzrechtliche Auskunftsrecht ist kein Recht auf Aktenkopie. Wer eine interne Untersuchung durchführen lässt, schuldet der betroffenen Beschäftigten nach Art. 15 Abs. 3 DS‑GVO nur eine Kopie der in dem Bericht über sie erhobenen Daten, nicht den Bericht selbst. Die Übersendung einer geschwärzten Fassung des Gesamtberichts bleibt dem Arbeitgeber als Weg der Erfüllung zwar offen, geschuldet ist sie aber nicht.
Das BAG wendet im Wesentlichen die Rechtsprechung des EuGH zur Datenkopie an. Der Anspruch auf Kopie nach Abs. 3 reicht, ebenso wie der Auskunftsanspruch nach Abs. 1, nur so weit wie der Datenbegriff. Nicht erfasst sind daher rechtliche Analysen. Sie enthalten keine Information über die Beschäftigte, allenfalls eine Einschätzung des Arbeitgebers zur Rechtslage. Zu einem Anspruch auf das Dokument verdichtet sich der Anspruch nur ausnahmsweise, wenn die Kopie des Dokuments unerlässlich ist, um die Daten verständlich zu machen. Daran fehlt es, wenn auch rechtliche Analysen enthalten sind, da Sachverhaltsteil und rechtliche Bewertung der Sache nach trennbar sind. Auch die Personalakte führt nicht weiter: § 83 Abs. 1 BetrVG und § 26 Abs. 2 SprAuG erlauben Kopien nur in angemessenem Umfang und geben kein Recht, die Unterlagen als Ganzes zu kopieren.
Arbeitgeber sollten Abschlussberichte deshalb schon bei der Erstellung in einen Sachverhaltsteil und eine gesonderte rechtliche Bewertung gliedern und die Aussagen von Hinweisgebern und Zeugen so festhalten, dass sie sich im Einzelfall entfernen lassen. So lässt sich ein späteres Auskunfts- oder Einsichtsverlangen ohne Mehraufwand erfüllen.
- Art. 15 Abs. 3 S. 1 DS‑GVO gewährt keinen eigenständigen Anspruch auf ein Dokument als solches, sondern auf die darin enthaltenen personenbezogenen Daten. Die Kopie ganzer Dokumente ist nur geschuldet, wenn sie unerlässlich ist, um die Rechte aus der Verordnung wirksam auszuüben.
- Eine in einem Compliance-Abschlussbericht enthaltene rechtliche Analyse ist kein personenbezogenes Datum im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DS‑GVO, sondern eine Information darüber, wie der Verantwortliche die Rechtslage einschätzt.
- Aus § 26 Abs. 2 SprAuG und § 83 Abs. 1 BetrVG folgt kein Anspruch auf eine Kopie des vollständigen Berichts. Das Recht, auf eigene Kosten Kopien aus der Personalakte zu fertigen, ist auf einen angemessenen Umfang begrenzt.
(Nicht amtliche Leitsätze)
Aus den Gründen:
Rn. 11 I. Die Revision der Klägerin hat keinen Erfolg. Das Landesarbeitsgericht hat im Ergebnis zutreffend entschieden, dass die Klägerin keinen Anspruch auf Herausgabe einer Kopie der Compliance-Abschlussberichte hat.
[…]
Rn. 19 2. Die zulässige Revision ist unbegründet, soweit die Klägerin mit ihrem zuletzt zu Ziff. 3. gestellten Antrag hilfsweise begehrt, die Beklagte zu verurteilen, eine Kopie des Compliance-Abschlussberichts in der Fassung vom 31.1.2024 zur Verfügung zu stellen.
Rn. 20 a) Das Landesarbeitsgericht ist zutreffend davon ausgegangen, dass der Klägerin kein Anspruch auf Zurverfügungstellung einer Kopie nach Art. 15 Abs. 1 i.V.m. Abs. 3 DS‑GVO hinsichtlich des gesamten Compliance-Abschlussberichts in der Fassung vom 31.1.2024, d.h. einschließlich der rechtlichen Ausführungen und Mandantenhinweise, zusteht.
Rn. 21 aa) Nach Art. 15 Abs. 1 Hs. 1 DS‑GVO hat die betroffene Person grundsätzlich das Recht von ihrem Arbeitgeber als Verantwortlichem (Art. 4 Nr. 7 DS‑GVO) eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Sofern dies der Fall ist, steht der betroffenen Person nach Art. 15 Abs. 1 Hs. 2 DS‑GVO ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und die in Art. 15 Abs. 1 lit. a) bis h) DS‑GVO näher bezeichneten Informationen zu. Art. 15 Abs. 3 S. 1 DS‑GVO gewährt der betroffenen Person zudem einen Anspruch auf Zurverfügungstellung einer Kopie der personenbezogenen Daten. Art. 15 Abs. 1 und 3 DS‑GVO gehören zu den Bestimmungen, die das Auskunftsrecht sowie die Transparenz über die Art und Weise der Verarbeitung der personenbezogenen Daten gegenüber der betroffenen Person gewährleisten sollen (EuGH 26.10.2023 – C-307/22 – [FT] Rn. 49) . Das in Art. 15 DS‑GVO vorgesehene Auskunftsrecht muss der betroffenen Person nach der Rechtsprechung des Gerichtshofs der Europäischen Union ermöglichen, zu überprüfen, ob sie betreffende Daten richtig sind und ob sie in zulässiger Weise verarbeitet werden. Dieses Auskunftsrecht ist erforderlich, um die betroffene Person in die Lage zu versetzen, gegebenenfalls ihr Recht auf Berichtigung, ihr Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) und ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, die ihr nach den Art. 16, 17 bzw. 18 DS‑GVO zukommen, sowie ihr in Art. 21 DS‑GVO vorgesehenes Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten oder ihre in den Art. 79 und 82 DS‑GVO vorgesehenen Rechte auf Einlegung eines gerichtlichen Rechtsbehelfs bzw. auf Schadenersatz auszuüben (EuGH 27. 2.2025 – C-203/22 – [Dun & Bradstreet Austria] Rn. 53 f.) .
Rn. 22 bb) Art. 15 Abs. 3 S. 1 DS‑GVO stellt kein anderes Recht dar, als das in Art. 15 Abs. 1 DS‑GVO vorgesehene und gewährt keinen eigenständigen Anspruch gegen den Verantwortlichen auf Zurverfügungstellung des Dokuments als solches, sondern auf die personenbezogenen Daten, die es enthält und die vollständig sein müssen (EuGH 26.10.2023 – C-307/22 – [FT] Rn. 72; 4.5.2023 – C-487/21 – [Österreichische Datenschutzbehörde] Rn. 32, 39) . Damit regelt Art. 15 Abs. 3 DS‑GVO eine Modalität der Anspruchsausübung und ist untrennbar mit Art. 15 Abs. 1 DS‑GVO verbunden. Die Kopie muss alle personenbezogenen Daten enthalten, die Gegenstand der Verarbeitung sind (EuGH 26.10.2023 – C-307/22 – [FT] a.a.O.; 4.5.2023 – C-487/21 – [Österreichische Datenschutzbehörde] a.a.O.) . Dies bedeutet, dass der betroffenen Person eine originalgetreue und verständliche Reproduktion aller dieser Daten überlassen wird. Dieses Recht setzt das Recht voraus, eine Kopie von Auszügen aus Dokumenten oder gar von ganzen Dokumenten oder auch von Auszügen aus Datenbanken, die ua. diese Daten enthalten, zu erlangen, wenn die Zurverfügungstellung einer solchen Kopie unerlässlich ist, um der betroffenen Person die wirksame Ausübung der ihr durch diese Verordnung verliehenen Rechte zu ermöglichen, wobei insoweit die Rechte und Freiheiten anderer zu berücksichtigen sind (EuGH 26.10.2023 – C-307/22 – [FT] Rn. 75; 4.5.2023 – C-487/21 – [Österreichische Datenschutzbehörde] Rn. 45) . Dabei hat der Gerichtshof der Europäischen Union im Hinblick auf Art. 12 Abs. 1 DS‑GVO i.V.m. dem 58. ErwG der DS‑GVO ausgeführt, dass sich die Reproduktion von Auszügen aus Dokumenten oder gar von ganzen Dokumenten insbesondere zur Gewährleistung der leichten Verständlichkeit der bereitgestellten Informationen als unerlässlich erweisen kann, wenn die Kontextualisierung der verarbeiteten Daten erforderlich ist, um ihre Verständlichkeit zu gewährleisten (EuGH 26.10.2023 – C-307/22 – [FT] Rn. 74; 4.5.2023 – C-487/21 – [Österreichische Datenschutzbehörde] Rn. 41; vgl. auch BGH 5.3.2024 – VI ZR 330/21 – Rn. 18) .
Rn. 23 cc) Ausgehend hiervon ist das Landesarbeitsgericht im Ergebnis zutreffend davon ausgegangen, dass der Compliance-Abschlussbericht in der Fassung vom 31.1.2024 nicht ausschließlich personenbezogene Daten enthält. Das Landesarbeitsgericht hat auch zutreffend angenommen, die Klägerin könne eine Kopie des gesamten Berichts nicht unter dem Gesichtspunkt verlangen, dass eine Kontextualisierung der personenbezogenen Daten erforderlich wäre, um ihre Verständlichkeit zu gewährleisten.
Rn. 24 (1) Der Compliance-Abschlussbericht in der Fassung vom 31.1.2024 enthält zwar personenbezogene Daten. Nach der in Art. 4 Nr. 1 DS‑GVO enthaltenen Legaldefinition sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person – die betroffene Person – beziehen. Der Begriff der personenbezogenen Daten ist vor dem Hintergrund der Formulierung „alle Informationen“ weit zu verstehen (vgl. EuGH 22.6.2023 – C-579/21 – [Pankki S] Rn. 42; 4.5.2023 – C-487/21 – [Österreichische Datenschutzbehörde] Rn. 23) . Er ist nicht auf sensible oder private Informationen beschränkt, sondern umfasst potenziell alle Arten von Informationen sowohl objektiver als auch subjektiver Natur in Form von Stellung nahmen oder Beurteilungen, unter der Voraussetzung, dass es sich um Informationen „über“ die in Rede stehende Person handelt (EuGH 22.6.2023 – C-579/21 – [Pankki S] a.a.O.; 4.5.2023 – C-487/21 – [Österreichische Datenschutzbehörde] a.a.O.; 20.12.2017 – C-434/16 – [Nowak] Rn. 34) . Der Compliance-Abschlussbericht in der Fassung vom 31.1.2024 befasst sich mit dem Führungsverhalten der Klägerin und enthält aus diesem Grund zwangsläufig Informationen „über“ die Person der Klägerin.
Rn. 25 (2) Der Compliance-Abschlussbericht in der Fassung vom 31.1.2024 enthält aber nicht ausschließlich personenbezogene Daten i.S.v. Art. 4 Nr. 1 DS‑GVO. Die allein in der Fassung vom 31.1.2024 enthaltenen rechtlichen Ausführungen stellen jedenfalls insoweit keine personenbezogenen Daten dar, als sie eine rechtliche Analyse enthalten. Bei einer rechtlichen Analyse handelt es sich nicht um eine Information über die betroffene Person, sondern höchstens, soweit sie sich nicht ohnehin auf eine rein abstrakte Rechtsauslegung beschränkt, um eine Information darüber, wie der Verantwortliche die rechtliche Situation einschätzt (vgl. EuGH 17.7.2014 – C-141/12 u.a. – [YS ua.] Rn. 40) . Die Rechtslage ist insoweit durch den Gerichtshof der Europäischen Union unabhängig davon hinreichend geklärt, dass die Entscheidung zum Begriff der personenbezogenen Daten bezogen auf Art. 2 lit. a) der Richtlinie 95/46/EG ergangen ist (a.A. Tegel/ Lembke NZA-RR 2026, 121, 125) . Diese Vorgängervorschrift ist mit Art. 4 Nr. 1 DS‑GVO vergleichbar (vgl. BGH 15.6.2021 – VI ZR 576/19 – Rn. 29).
Rn. 26 (3) Anhaltspunkte dafür, dass die Klägerin eine Kopie des Abschlussberichts in der Fassung vom 31.1.2024 unter Einschluss der rechtlichen Ausführungen und Mandantenhinweise benötigt, um die Verständlichkeit der im Abschlussbericht enthaltenen personenbezogenen Daten zu gewährleisten, sind nicht ersichtlich. Es handelt sich der Sache nach um unterschiedliche Bestandteile des Berichts, auch wenn sie in einem inhaltlichen Zusammenhang stehen (a.A. Zöll/Kielkowski jurisPR-Compl 1/2026 Anm. 3) . Die Klägerin benötigt auch keine Kenntnis der rechtlichen Ausführungen und Mandantenhinweise, um die ihr durch die DatenschutzGrundverordnung verliehenen Rechte auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung nach den Art. 16, 17 bzw. 18 DS‑GVO bezogen auf ihre personenbezogenen Daten ausüben zu können. Soweit sie sich gegen eine ihrer Ansicht nach unzutreffende Rechtsauffassung der Beklagten bzw. ihrer Berater zu Wehr setzen will, kann sie ggf. von ihren prozessualen Möglichkeiten – z.B. im Rahmen eines Kündigungsschutzprozesses – Gebrauch machen. Deshalb ergibt sich aus dem Erfordernis, eine vollständige Auskunft über personenbezogene Daten zu erteilen, kein Anspruch der Klägerin darauf, dass – wie von ihr gefordert – der Abschlussbericht im Gesamten, wenn auch ggf. teilgeschwärzt, als Kopie überlassen wird (vgl. BGH 16.4.2024 – VI ZR 223/21 – Rn. 18; vgl. zur Schwärzung unten Rn. 32) .
Rn. 27 b) Ein Anspruch auf Herausgabe einer Kopie des Compliance-Abschlussberichts in der Fassung vom 31.1.2024 ergibt sich auch weder aus § 26 Abs. 2 SprAuG noch aus § 83 Abs. 1 BetrVG. Es kann daher dahinstehen, ob die Klägerin – entsprechend der Auffassung der Parteien – eine leitende Angestellte iSv. § 5 Abs. 3 BetrVG ist bzw. war.
Rn. 28 aa) Arbeitnehmer haben nach § 26 Abs. 2 SprAuG sowie dem wort- und inhaltsgleichen § 83 Abs. 1 BetrVG (vgl. BAG 16.11.2010 – 9 AZR 573/09 – Rn. 21, BAGE 136, 156) das Recht, in die über sie geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Nach dem materiellen Begriffsverständnis sind Personalakten eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Bediensteten betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen. Auf eine äußere Zuordnung kommt es dabei nicht an (BAG 17.10.2024 – 8 AZR 42/24 – Rn. 28 m.w.N.) .
Rn. 29 bb) Das Einsichtsrecht umfasst das Recht, auf eigene Kosten Kopien aus der Personalakte zu fertigen (ErfK/ Kania 26. Aufl. BetrVG § 83 Rn. 4 m.w.N.) . Dieser Anspruch ist jedoch begrenzt auf einen angemessenen Umfang. Dieser Umfang ist nicht mehr gewahrt, wenn der Arbeitnehmer die Personalunterlagen als Ganzes kopieren möchte (GK-BetrVG/ Franzen 13. Aufl. BetrVG § 83 Rn. 24 f.; Richardi BetrVG/Thüsing 18. Aufl. BetrVG § 83 Rn. 17; HaKo-BetrVG/Boemke 7. Aufl. BetrVG § 83 Rn. 19) . Hiervon ausgehend ergibt sich aus § 26 Abs. 2 SprAuG bzw. § 83 Abs. 1 BetrVG kein Anspruch der Klägerin, den Abschlussbericht in der Fassung vom 31.1.2024 vollständig in Kopie zur Verfügung gestellt zu bekommen. Unabhängig davon erscheint es zweifelhaft, ob die in der Fassung vom 31.1.2024 enthaltenen rechtlichen Ausführungen und Mandantenhinweise als Teil der materiellen Personalakte angesehen werden können.
Zur Vertiefung
Auskunft auch über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse? = RDV 6/2023
Die Kopie nach Art. 15 Abs. 3 S. 1 DS‑GVO – Gedanken zur EuGHEntscheidung in der Rs. C-487/21 = RDV 3/2023
[Urteil] BGH bestimmt Voraussetzungen für das Recht auf Kopie nach Art. 15 Abs. 3 DS‑GVO = RDV 4/2024
[Urteil] Recht auf kostenlose Kopie der eigenen Patientenakte = RDV 1/2024 [Urteil] Recht auf Datenkopie – Zulässigkeit der Schwärzung drittbezogener Daten vor Herausgabe = RDV 3/2026